ТРЕНИНГ «ОБУЧЕНИЕ ОТДЕЛА ЗАКУПОК ОТ А ДО Я»

Эффективность работы отдела закупок оказывает влияние на рост или снижение прибыли Компании/Производства. Это факт.

От отдела закупок зависит вся работа Компании: отделы продаж, использование оборотных средств, наполненность складов, ассортимент, бухгалтерия, транспортные службы и др.

При больших объемах закупки снижение цены даже на 1 рубль дает огромные возможности для Компании. При отсутствии выработанных критериев по выбору поставщиков Компания несет потери. И т.д. На эффективность работы отдела закупок влияют более 10 факторов.

В целом их можно разделить на 3 составляющие: люди, бизнес-процессы, анализ и выбор поставщиков.

Обо всем этом и многом другом пойдет речь на нашем тренинге.

ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ:

• Собственники и руководители компаний
• Руководители отдела закупок
• Менеджеры отдела закупок, менеджеры отдела снабжения
• Специалисты, в чьи обязанности входит выбор поставщиков товаров/услуг

ЦЕЛИ ТРЕНИНГА:

• Сформировать  план действий, как построить  в Компании результативную систему закупок.
• Получите практические знания и инструменты для управления закупками
• Проанализировать существующую ситуацию в работе отдела закупок.
• Научится применять планирование и анализ закупочной деятельности.
• Изучить  примеры KPI показателей  для сотрудников отдела закупок.
• Повысить профессиональную компетентность в области переговоров с поставщиками в различных ситуациях: от конструктивных до жестких переговоров.

Часть 1. Из каких составляющих складывается эффективный отдел закупок

1.1 Функциональный подход к формированию структуры отдела закупок

• Модели организации закупочной деятельности.
• Как закупки влияют на прибыль Компании.
• Функции и основные результаты отдела закупок.
• Логистический подход к управлению закупками.
• Цели отдела закупок в зависимости от приоритетов деятельности и целей: сроки поставки, размер партии, качество, поиск минимальных цен,  и др.
• Бизнес-процессы отдела закупок. Системный подход к формированию и оптимизации.
• Планирование закупочной деятельности.
• Взаимодействие отдела закупок и других подразделений Компании, как выстроить эффективно. Структура взаимодействия. Управление деловыми отношениями.

1.2 Функции менеджера по закупкам: модель «исполнитель», модель «эксперт», модель «гений», модель «логист»

• Что должен знать менеджер по закупкам.
• Что должен уметь менеджер по закупкам.
• Показатели эффективности отдела закупок, в зависимости от целей и задач в структуре организации.
• Примеры KPI показателей, положений, стандартов, инструкций и др.
• За что платить зарплату сотрудникам отдела закупок. Мотивация персонала.
• Система мотивации на основе показателей эффективности.

1.3 Организация работы с поставщиками. Анализ, оценка и выбор поставщика

• Общая политика Компании в работе с поставщиками.
• Модель анализа рынка, поиска и выбора поставщиков. 4 подхода к взаимодействию с поставщиками.
• Анализ номенклатуры закупаемой продукции и разделение на категории.
• Построение системы критериев для выбора и оценки поставщиков. Модели и методы оценки, рекомендации.
• Сегментация базы поставщиков. Разработка стратегии взаимоотношений с поставщиками.
• Примеры корпоративных стандартов, регламентирующих работу с поставщиками.
• Торги, запрос цен и предложений, и другие способы закупок. Основные плюсы и минусы разных способов. Ошибки применения.
• Как организовать постоянный анализ текущей эффективности поставщиков.
• Организация системы постоянного мониторинга и оценки работы поставщиков. Почему это важно, и что мы проигрываем, если такой системы нет.

Часть 2. Управление закупками. Управление запасами

2.1 Управление показателями эффективности: анализ качества, изменение цен, оборачиваемость, рентабельность, наличие запаса, и др.

• Расчет показателей закупочной деятельности: уровень обслуживания, оборачиваемость запаса, рентабельность запаса, максимальный желательный уровень запаса.
• Матрица рентабельности и оборачиваемости. АВС -  анализ. Расчет средств, необходимых для закупки, наличия продукции.
• Ценовая политика и ценовые стратегии закупок.
• Условия закупки, способы оплаты, отсрочка, и др. Расчет стоимости отсрочки, скидки и объема закупок.
• Затраты в закупках, как снижать затраты.
• Документация, как требование к закупаемым товарам и услугам.
• Оптимизация процесса периодических закупок
• Оптимизация процесса разовых/ легко заменяемых закупок
• Отслеживание промежуточных результатов закупки

2.2 Современные методы информационной поддержки, системы электронного обмена данными (EDI, SRM  и др.). Программное обеспечение

• Функции, которые необходимо включить в корпоративную систему.
• Создание и ведение необходимых баз данных
• Организация учета и ведение заказов на поставку
• Расчет и формирование заказа
• Отслеживание прохождения всех этапов поставки
• Проверка приходной документации на соответствие исходным договоренностям
• Система контроля состояния запасов
• Оценка эффективности существующей системы
• Моделирование более точной настройки или внесения изменений в систему

2.3 Процесс управления запасами

• Запасы в системе организации. Подходы, виды, модели управления.
• Разделение позиций на складские и заказные
• Категории складских позиций
• Математические методы и прогнозные модели, погрешности в учете спроса (товары-заменители, неверные периоды и пр.)
• Цикличность процесса закупок, контроль уровня запаса, страховой запас, оптимальный заказ, время выполнения заказа, средний товарный запас, оборачиваемость.
• Дефицит и излишек: причины, последствия, решения. Инвентаризация
• Розничные закупки: ассортиментом нужно управлять
• Параметры влияния на продажи; истинный и мнимый спрос
• АВС и XYZ анализ
• Затраты, связанные с запасами. Управление затратами. Стоимость содержания единицы запаса, методика расчета
• Неликвиды. Как определять неликвиды. Экономическое обоснование неликвидов. Управление неликвидами
• Особенности расчета многономенклатурного заказа.

Часть 3. Переговоры с поставщиками

3.1 Бизнес-кейс «Переговоры о цене и условиях поставки»

• Тренинг начинается с бизнес-кейса «Переговоры о цене и условиях поставки». Участники тренинга имеют возможность увидеть «со стороны» свои ошибки и осознать, что дает возможность партнеру  настаивать на максимальной  цене и наиболее выгодных для себя  условиях поставки.
• Тест на индивидуальный стиль переговоров.

3.2 Подготовка к переговорам о цене и условиях поставки

• 4 стратегии в переговорах. Чем отличаются, когда используем, как выбрать наиболее приемлемую стратегию в зависимости от целей и конкретной ситуации.
• Переговоры конструктивные (партнерские) и жесткие.
• Ситуация в компании-поставщике: классификация и мониторинг заинтересованных сил, границы переговоров. 
• Особенности отношений с поставщиком, профиль поставщика.
• Типы переговорщиков. Типология DISC, как инструмент построения взаимоотношений.
• 4 этапа подготовки BATNA.
• Постановка целей переговоров: минимальная, желательная и максимальная, варианты условий для торга, диапазон позиций в переговорах.
• Как разработать ценностное предложение. Матрица взаимосвязи цены и других условий, анализ уязвимости.
• Особенности командных переговоров. Распределение ролей.

3.3 Управление переговорным процессом. Проведение переговоров с поставщиками

• 4 составляющих, которые мы должны контролировать в процессе переговоров, для получения лучших условий и продажи по более низкой цене.
• Контакт \ Представление
• Открытие переговоров. Кто должен выдвигать условия первым, чтобы позиция была более выигрышной?
• Границы переговоров. Внесение предложений
• Обмен предложениями. Получение информации. Побуждение к размышлению
• Торг в переговорах
• Получение и предложение уступок
• Формула торга
• Конструктивное переговорное поведение
• 9 техник, которые помогают в конструктивных переговорах о цене.
• Правила подачи аргументов при конструктивных переговорах
• Правила подачи аргументов при жестких переговорах.
• Методика перехвата инициативы в переговорах.
• 5 способов обосновать цену
• Использование конкурентных преимуществ компании в доказательстве цены

3.4 Как работать с манипуляциями и  ценовым давлением

• Основные принципы поведения закупщика на переговорах с поставщиком
• Типы трудных переговорщиков от поставщика. Характеристики.
• Создание и использование преимуществ с самого начала, при установлении контакта.
• Принцип «мягкой силы».
• Принцип «прессинг, выбить почву, вывод из равновесия».
• 28  приемов манипуляций и давления в переговорах. «Предупрежден, значит вооружен».  Понимая, какой прием к нам применяют, мы знаем, как противостоять.
• 6 Правил  переговоров о цене
• Ультиматумы о снижении цены. Как реагировать и как использовать метод встречных требований.
• Технологии противодействия манипулятивным приемам торга.

3.5 Специфика переговоров в ситуации неравной заинтересованности партнеров

• В каких ситуациях интерес поставщика сильнее вашей заинтересованности. Как эту ситуацию использовать, чтобы извлечь максимальную выгоду.
• В каких ситуациях закупщик заинтересован в большей степени, чем поставщик.
• Как вести переговоры, если позиция поставщика сильнее, чем позиция нашей компании.
• Как вести переговоры, если поставщик «эксклюзивный» и его замена практически не возможна.
• 8 приемов, которые помогают продвижению, в ситуациях жесткого давления и более сильной позиции партнера

3.6 Переговоры в конфликтной ситуации

• Алгоритм приема претензии
• Переговоры в ситуации недовольства поставщика
• Алгоритм представления претензии (обоснованной)
• Алгоритм переговоров в ситуации недовольства работой поставщика, в случае если мы хотим сохранить отношения.
• Алгоритм переговоров в ситуации недовольства работой поставщика, в случае если мы хотим разорвать отношения.
• Алгоритм переговоров в ситуации недовольства работой поставщика, в случае если мы хотим использовать ситуацию для получения лучших условий.

3.7 Профессиональная уверенность менеджера по закупкам

• Уверенное поведение менеджера, как обязательное условие для успешных переговоров.
• Уверенность в себе. Признаки уверенного, неуверенного, агрессивного поведения.
• 6 навыков ассертивности. Практическое применение.
• Права личности, поддерживающие уверенность в себе.
• Повышение самоконтроля "Треугольник уверенности".
• 5 техник конструктивного отказа. Как отказать  не испортив отношения, и не испытывать чувство вины.
• Виды критики, методы эффективного реагирования в ответ на критику.
• Техники достойного ответа на оскорбление. «Сомнение», «Зеркало», и др.

3.8 Завершение переговоров

• Фиксация договоренностей
• Подведение итогов переговоров. Почему это важно.
• Анализ вашего опыта ведения переговоров
• Check-list по переговорам