ЗАКУПКИ

10  ПРИЧИН СНИЖАЮЩИХ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ОТДЕЛА ЗАКУПОК

Эффективность работы отдела закупок оказывает влияние на рост или снижение прибыли Компании/Производства. Это факт.

От отдела закупок зависят все подразделения: отделы продаж, использование оборотных средств, наполненность складов, ассортимент, бухгалтерия, транспортные службы и др.

Анализ  деятельности отдела закупок, на примере более 100 компаний, помогли нам сформулировать 10 основных факторов, снижающих эффективность закупок.

В целом их можно разделить на 3 составляющие: люди, бизнес-процессы компании, анализ и выбор поставщиков.

Мы хотим поделиться с вами нашими выводами.

1 причина. Человеческий фактор. Закупщик должен обладать рядом сложных знаний, навыков, личных качеств, чтобы успешно справляться со своими задачами.

Кроме сугубо профессиональных знаний продукта/услуг, закупщик  должен владеть такими компетенциями как: стратегии подбора поставщиков, сбор и анализ информации, креативный подход к решению задач, тайм-менеджмент, инструменты долгосрочного и среднесрочного планирования, переговорные навыки в стандартных ситуациях и ситуациях повышенной сложности, навыки отличной коммуникации, автономность с одной стороны и командный игрок с другой стороны, и многое другое.

Обычно при подборе персонала на эту вакансию интересуются опытом работы, знанием рынка, и не более того. Другими словами – на позицию закупщика берут не тех людей. Нет прописанных «профилей должности» основанных на функциональном анализе.

2 причина. Талантливых сотрудников необходимо поощрять за отличные результаты.

Т.е. необходимо выстроить мотивирующие модели оплаты труда.

Чаще всего вознаграждение сотрудника не зависит от результатов его деятельности, или показатели эффективности KPI формальные и не очевидные для сотрудника. У сотрудников нет мотивации достигать выдающихся результатов.

Т. о.  вторая причина – отсутствие прописанных целей и KPI и соответствующей модели оплаты труда.

3 причина. Квалификация сотрудников отдела закупок.

Как мы уже говорили ранее, профессиональный сотрудник отдела закупок должен обладать большим количеством знаний и навыков.

И в сфере специфики бизнеса: анализ рынка, поставщиков, знания договоров и бизнес-процессов компании, знание специфики закупаемых товаров/ услуг и др.

И  в личной эффективности: распределение приоритетов, постановка целей, планирование, стрессоустойчивость и др.

И в области взаимодействия с людьми: переговоры, техники влияния, аргументация и др.

Мы знаем около 60 приемов влияния. А сколько приемов могут применить ваши менеджеры?

3 причина – сотрудников не обучают, не повышают их квалификацию и мастерство.

4 причина. Отдел закупок – модель «технический исполнитель»

Отдел закупок выполняет пассивные функции, в основном обслуживает потребности других подразделений организации. Большая часть времени работы сотрудников уходит на текущие рутинные операции. Основные решения по закупкам и поставщикам принимают другие подразделения. Мотивируя свои действия ограниченным выбором, отсутствием альтернативы, критичными сроками исполнения, практически ставят отдел закупок перед фактом. В этой ситуации для компании есть большие риски не эффективного использования финансов.

Отдел закупок не имеет стратегической направленности. Отдел закупок не привлекают на стадии планирования.

5 причина. Все в «одном флаконе»

Сотрудник отдела закупок проводит весь процесс – от получения заявки на закупку до контроля оплат. А так же закупают «все», от IT технологий до канцтоваров, включая профильные продукты/ услуги. Один и тот же сотрудник ищет новых поставщиков и новые перспективные направления, проводит тендеры, размещает текущие заказы, и др.

Нет разделения на функционал: оперативная деятельность и стратегические задачи. Утопая в тактических задачах, как правило, у сотрудника не хватает времени и навыков для решения стратегических задач.

6 причина. Отдел закупок – расход для организации.

В некоторых организациях отдел закупок рассматривают как «расходную часть».

Т.е. не видят возможности за счет оптимизации закупок повысить прибыль компании.

В этом случае, как правило, берут не очень квалифицированных сотрудников с невысокой оплатой труда, и экономят на численности персонала. Персонал в свою очередь делает работу «для галочки». Фактически сотрудники отдела закупок становятся специалистами по документообороту.

7 причина. Ответственность между отделом закупок и другими подразделениями не формализована.

У различных отделов компании нет прописанной схемы взаимодействия и ответственности.

При необходимости закупки товара/ сырья/ услуги нет четкого понимания последовательности действий.

Поэтому сотрудники действуют  по принципу «у нас так всегда было».

Пример: отделам маркетинга, IT, бухгалтерии,  необходимо сделать закупку по своей специфике. Эти подразделения не считают нужным вовлекать отдел закупок, так как это не профильные продукты/услуги. Это увеличивает риск затрат, расходов компании. Это не правильно. Так как отдел закупок может оптимизировать затраты например за счет доставки, хранения, или других составляющих, о которых коллеги могут не подумать.

Или другая ситуация: Согласования.

Иногда количество человек/структур  по согласованию новых условий, контрактов, отбор поставщиков настолько затянут и формализован, что ситуация успевает измениться, время и возможности упущены.

8 причина. Информационное обеспечение отдела закупок.

Эффективность отдела закупок сильно зависит от сотрудничества со всеми подразделениями компании и поставщиками. Очень важно иметь свой комплекс отчетности, анализа, контроля. Каждая организация формирует свою информационную систему исходя из целей и задач.

Отдел закупок должен иметь возможность анализировать:

Мониторинг отношений с поставщиками и перевозчиками.

Контроль выполнения обязательств по оплате поставок.

График доставки с прогнозированием поступления товаров на склад.

Генерация документов.

Выставление претензий поставщику, перевозчику, др.

Контроль за приходом и расходом, перемещением товара на складах.

Информация о запасах на складах.

Учет материальных ценностей в различных единицах измерения.

Оперативная информация о количестве, сроке годности, поставщике, перевозчике каждого товара в любой момент времени. И др.

Без этого невозможно достичь управления затратами, точного анализа ситуации, аналитики действий, базы поставщиков, очередности оплат. Все это влияет на принятие стратегических решений.

9 причина. Нет разделения поставщиков.

Во многих компаниях нет анализа закупаемых товаров/ материалов/ сырья/ услуг.

А значит и нет понимания степени важности того или иного продукта.

Необходим анализ и разделение по категориям:

1. Некритические, легко заменяемые.
2. Основные.
3. Проблемные.
4. Стратегические.

10 причина. Нет выработанных критериев оценки по поставщикам.

В соответствии с разделением закупаемых продуктов, необходимо сформировать основные требования к поставщикам разных категорий.

Проанализировать поставщиков на соответствие или не соответствие выработанным критериям.

Далее, понимая значимость того или иного поставщика необходимо планировать стратегию взаимодействия с ним.

Если нет постоянного мониторинга показателей по работе с поставщиками, то невозможно проанализировать эффективность взаимодействия, и понимание насколько необходимо переходить на работу с другим поставщиком, или иметь запасного альтернативного поставщика.

Каждый из описанных нами факторов влияет на снижение эффективности отдела закупок и прибыль компании в целом.

Нами разработаны последовательные шаги, которые помогут вам и вашей компании изменить ситуацию, и построить ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ЭФФЕКТИВНЫЙ ОТДЕЛ ЗАКУПОК.