ЗАКУПКИ
10 ПРИЧИН СНИЖАЮЩИХ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ОТДЕЛА ЗАКУПОК
Эффективность работы отдела закупок оказывает влияние на рост или снижение прибыли Компании/Производства. Это факт.
От отдела закупок зависят все подразделения: отделы продаж, использование оборотных средств, наполненность складов, ассортимент, бухгалтерия, транспортные службы и др.
Анализ деятельности отдела закупок, на примере более 100 компаний, помогли нам сформулировать 10 основных факторов, снижающих эффективность закупок.
В целом их можно разделить на 3 составляющие: люди, бизнес-процессы компании, анализ и выбор поставщиков.
Мы хотим поделиться с вами нашими выводами.
1 причина. Человеческий фактор. Закупщик должен обладать рядом сложных знаний, навыков, личных качеств, чтобы успешно справляться со своими задачами.
Кроме сугубо профессиональных знаний продукта/услуг, закупщик должен владеть такими компетенциями как: стратегии подбора поставщиков, сбор и анализ информации, креативный подход к решению задач, тайм-менеджмент, инструменты долгосрочного и среднесрочного планирования, переговорные навыки в стандартных ситуациях и ситуациях повышенной сложности, навыки отличной коммуникации, автономность с одной стороны и командный игрок с другой стороны, и многое другое.
Обычно при подборе персонала на эту вакансию интересуются опытом работы, знанием рынка, и не более того. Другими словами – на позицию закупщика берут не тех людей. Нет прописанных «профилей должности» основанных на функциональном анализе.
2 причина. Талантливых сотрудников необходимо поощрять за отличные результаты.
Т.е. необходимо выстроить мотивирующие модели оплаты труда.
Чаще всего вознаграждение сотрудника не зависит от результатов его деятельности, или показатели эффективности KPI формальные и не очевидные для сотрудника. У сотрудников нет мотивации достигать выдающихся результатов.
Т. о. вторая причина – отсутствие прописанных целей и KPI и соответствующей модели оплаты труда.
3 причина. Квалификация сотрудников отдела закупок.
Как мы уже говорили ранее, профессиональный сотрудник отдела закупок должен обладать большим количеством знаний и навыков.
И в сфере специфики бизнеса: анализ рынка, поставщиков, знания договоров и бизнес-процессов компании, знание специфики закупаемых товаров/ услуг и др.
И в личной эффективности: распределение приоритетов, постановка целей, планирование, стрессоустойчивость и др.
И в области взаимодействия с людьми: переговоры, техники влияния, аргументация и др.
Мы знаем около 60 приемов влияния. А сколько приемов могут применить ваши менеджеры?
3 причина – сотрудников не обучают, не повышают их квалификацию и мастерство.
4 причина. Отдел закупок – модель «технический исполнитель»
Отдел закупок выполняет пассивные функции, в основном обслуживает потребности других подразделений организации. Большая часть времени работы сотрудников уходит на текущие рутинные операции. Основные решения по закупкам и поставщикам принимают другие подразделения. Мотивируя свои действия ограниченным выбором, отсутствием альтернативы, критичными сроками исполнения, практически ставят отдел закупок перед фактом. В этой ситуации для компании есть большие риски не эффективного использования финансов.
Отдел закупок не имеет стратегической направленности. Отдел закупок не привлекают на стадии планирования.
5 причина. Все в «одном флаконе»
Сотрудник отдела закупок проводит весь процесс – от получения заявки на закупку до контроля оплат. А так же закупают «все», от IT технологий до канцтоваров, включая профильные продукты/ услуги. Один и тот же сотрудник ищет новых поставщиков и новые перспективные направления, проводит тендеры, размещает текущие заказы, и др.
Нет разделения на функционал: оперативная деятельность и стратегические задачи. Утопая в тактических задачах, как правило, у сотрудника не хватает времени и навыков для решения стратегических задач.
6 причина. Отдел закупок – расход для организации.
В некоторых организациях отдел закупок рассматривают как «расходную часть».
Т.е. не видят возможности за счет оптимизации закупок повысить прибыль компании.
В этом случае, как правило, берут не очень квалифицированных сотрудников с невысокой оплатой труда, и экономят на численности персонала. Персонал в свою очередь делает работу «для галочки». Фактически сотрудники отдела закупок становятся специалистами по документообороту.
7 причина. Ответственность между отделом закупок и другими подразделениями не формализована.
У различных отделов компании нет прописанной схемы взаимодействия и ответственности.
При необходимости закупки товара/ сырья/ услуги нет четкого понимания последовательности действий.
Поэтому сотрудники действуют по принципу «у нас так всегда было».
Пример: отделам маркетинга, IT, бухгалтерии, необходимо сделать закупку по своей специфике. Эти подразделения не считают нужным вовлекать отдел закупок, так как это не профильные продукты/услуги. Это увеличивает риск затрат, расходов компании. Это не правильно. Так как отдел закупок может оптимизировать затраты например за счет доставки, хранения, или других составляющих, о которых коллеги могут не подумать.
Или другая ситуация: Согласования.
Иногда количество человек/структур по согласованию новых условий, контрактов, отбор поставщиков настолько затянут и формализован, что ситуация успевает измениться, время и возможности упущены.
8 причина. Информационное обеспечение отдела закупок.
Эффективность отдела закупок сильно зависит от сотрудничества со всеми подразделениями компании и поставщиками. Очень важно иметь свой комплекс отчетности, анализа, контроля. Каждая организация формирует свою информационную систему исходя из целей и задач.
Отдел закупок должен иметь возможность анализировать:
Мониторинг отношений с поставщиками и перевозчиками.
Контроль выполнения обязательств по оплате поставок.
График доставки с прогнозированием поступления товаров на склад.
Генерация документов.
Выставление претензий поставщику, перевозчику, др.
Контроль за приходом и расходом, перемещением товара на складах.
Информация о запасах на складах.
Учет материальных ценностей в различных единицах измерения.
Оперативная информация о количестве, сроке годности, поставщике, перевозчике каждого товара в любой момент времени. И др.
Без этого невозможно достичь управления затратами, точного анализа ситуации, аналитики действий, базы поставщиков, очередности оплат. Все это влияет на принятие стратегических решений.
9 причина. Нет разделения поставщиков.
Во многих компаниях нет анализа закупаемых товаров/ материалов/ сырья/ услуг.
А значит и нет понимания степени важности того или иного продукта.
Необходим анализ и разделение по категориям:
- Некритические, легко заменяемые.
- Основные.
- Проблемные.
- Стратегические.
10 причина. Нет выработанных критериев оценки по поставщикам.
В соответствии с разделением закупаемых продуктов, необходимо сформировать основные требования к поставщикам разных категорий.
Проанализировать поставщиков на соответствие или не соответствие выработанным критериям.
Далее, понимая значимость того или иного поставщика необходимо планировать стратегию взаимодействия с ним.
Если нет постоянного мониторинга показателей по работе с поставщиками, то невозможно проанализировать эффективность взаимодействия, и понимание насколько необходимо переходить на работу с другим поставщиком, или иметь запасного альтернативного поставщика.
Каждый из описанных нами факторов влияет на снижение эффективности отдела закупок и прибыль компании в целом.
Нами разработаны последовательные шаги, которые помогут вам и вашей компании изменить ситуацию, и построить ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ЭФФЕКТИВНЫЙ ОТДЕЛ ЗАКУПОК.
Дата | Тренинг | Записаться |
---|---|---|
2017-11-10 |
ТРЕНИНГ «ЭФФЕКТИВНЫЙ ОТДЕЛ ЗАКУПОК». Работа с поставщиками, коммерческие переговоры о цене и условияхО чем тренинг? Сотрудники работают без инициативы и постоянно ждут указаний? Процессы угасают на старте, планерки длятся часами и не приносят результата? Команды нет, взаимодействие между подразделениями плохое? Ошибки, низкая эффективность, нет желания ... Подробнее> | |
2017-11-28 |
ТРЕНИНГ «ПЕРЕГОВОРЫ С ПОСТАВЩИКАМИ О ЗАКУПКАХ»Квалификация сотрудников отдела закупок. Профессиональный сотрудник отдела закупок должен обладать большим количеством знаний и навыков. И в сфере специфики бизнеса: анализ рынка, поставщиков, знания договоров и бизнес-процессов компании, знание специфики ... Подробнее> | |
2021-09-15 |
ТРЕНИНГ «УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ»ЦЕЛИ ТРЕНИНГА: Сформировать структурированное понимание бизнес-процесса «закупки» и его составляющих. Обучить основам закупочной логистики: расчету прогнозов потребления, токи заказа, показателей эффективности управления запасами, методикам оценки и ... Подробнее> |