Совещания, собрания, (meeting - собрание) – это привычный вид делового общения и часто одна из функций руководителя. Совещания могут быть бесполезными (так как после них никто не выполняет задачи, определенные на совещании), скучными, затянутыми, «нагрузкой» и для руководителя и для сотрудников («ну вот, ЭТИ опять что-то напридумывали…»). Совещания могут быть продуктивными, творческими, яркими, короткими, приносящими максимальный результат.
Каким будет Ваше совещание, зависит только от Вас. Так как именно от руководителя (или того, кто проводит совещание) зависит успех или неуспех совещания. Успех совещания зависит от подготовки, организаторских способностей и навыков руководителя.
Проведению совещаний необходимо учиться, потому что эффективные совещания:
- Повышают результативность работы компании.
- Упрощают и улучшают внутреннее взаимодействие между сотрудниками.
- Формируют авторитет руководителя и лояльность персонала.
- Помогают популяризовать идеи и цели компании, повышают корпоративную культуру.
- Экономят время.
- Конструктивные совещания вдохновляют сотрудников на достижение более амбициозных целей, повышают сознательность сотрудников и их заинтересованность в результате работы.
ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ:
- Руководители всех уровней, регулярно проводящие совещания.
- Специалисты по управлению персоналом и кадрам, внутренние тренеры, отвечающие за развитие управленческих компетенций.
- Проектные менеджеры и координаторы командной работы.
ЦЕЛИ ТРЕНИНГА:
- Научиться планировать и проводить совещания, которые приносят измеримые результаты.
- Повысить вовлечённость команды, качество обсуждений и скорость принятия решений.
- Сформировать устойчивые навыки фасилитации и конструктивной деловой коммуникации.
РЕЗУЛЬТАТЫ ТРЕНИНГА ДЛЯ УЧАСТНИКОВ:
- Умение чётко формулировать цель и выбирать оптимальный формат совещания.
- Владение современными фасилитационными техниками для вовлечения и структурирования обсуждений.
- Способность эффективно управлять динамикой группы и работать со сложными участниками.
- Навыки конструктивного выступления, ведения дискуссии и отстаивания позиции.
- Готовность организовать контроль исполнения решений и анализировать эффективность совещаний.
Продолжительность:
Стоимость:
1. Совещание как вид деловой коммуникации в управленческой деятельности
- 3 важных шага результативного совещания: подготовка, проведение, контроль.
- Основные ошибки при проведении совещаний: почему наши совещания однообразные, скучные, бесполезные и не приносят результат?
- 5 видов совещаний: информационные, оперативные, проблемные, изменения в организации, разработка новых идей (креативное совещание). Чем они отличаются и что необходимо учитывать при подготовке и проведении каждого вида?
- Какой вид совещания выбрать в соответствии с целями и задачами?
- Планирование состава и ролей участников.
2. Схема подготовки совещания: структура, организация
- Постановка цели, задачи совещания.
- Составление детального плана работ.
- Организация и планирование совещания.
- Разработка повестки дня.
- Выбор времени, места, продолжительности совещания.
- Составление списка участников. Распределение ролей. Оповещение.
- Подготовка раздаточных и демонстрационных материалов для совещания.
3. Знание и выбор современных технологий и инструментов для проведения
- Техники и инструменты для проведения совещаний: мозговой штурм, фасилитация и другие (в зависимости от целей тренинга и формата мы опробуем от 3 до 10 техник).
- Инструменты, задачи и возможности каждого инструмента.
- Динамическая фасилитация – сильный инструмент, который позволяет «вытащить» и зафиксировать мнения, видения участников относительно обсуждаемой темы (задачи, вопроса).
- Техника вовлечения в обсуждение «молчаливых» и получения вклада каждого участника (MeWeUs).
- Мощный метод глубокой проработки решений за счет вклада каждого (World-cafe).
- Интерактивный метод, дающий максимум диалога (IDEA-лог).
- Техника «мягкого» структурирования и согласования плана действий (Road-map).
- Техника, которая позволяет визуально структурировать мысли, идеи, решения (Pinpoint).
- Методы установления согласия.
- Методы выработки решений.
- Наглядные визуальные материалы как способ оптимизации эффективности совещаний.
4. Проведение и динамика совещания
- 7 этапов проведения совещания.
- 4 этапа динамики группы.
- Содержательная часть: установление контакта и формирование ожиданий, выявление видения ситуации и экспертиза проблемного поля, перевод проблем в задачи, выработка решений и назначение ответственных, подведение итогов совещания.
- Специфика управления совещанием на каждом из этапов. Типичные «ловушки» на совещаниях.
- Техники и процедуры эффективного совещания:
- Невербальные техники и приемы.
- Вербальные техники и приемы.
- Процедуры структурирования содержания (приемы модерации).
- Ритуалы.
- Типажи участников совещания. Рекомендации по взаимодействию.
- Взаимодействие со сложными участниками. Манипуляции во время проведения совещания. Предотвращение и разрешение конфликтов.
- Приёмы работы с неконструктивной критикой на совещании.
- Как преодолеть сложные вопросы во время совещания?
5. Участие в работе совещания
- Подготовка собственного выступления.
- Некоторые приемы публичного выступления.
- Основные составляющие бизнес - имиджа.
- Техника конструктивного отстаивания интересов своего подразделения или своей позиции.
6. Организация и контроль исполнения решений, принятых на совещании
- Процедуры завершения совещания.
- Информирование о принятых решениях.
- Анализ проведенного собрания.
- Контроль за выполнением решения.
Используемые средства:
- Моделирование типичных и наиболее проблемных ситуаций в общении.
- Самоанализ поведения и анализ с помощью участников тренинга, тренеров и видеозаписей участия в упражнениях.
- Видеоанализ.
- Выполнение специальных упражнений и заданий.
- Ролевые и деловые игры.
- Обсуждение конкретных проблем участников тренинга.
- Решение бизнес-задач из реальной практической деятельности участников.
