Базовые правила касательно формата и отправки писем по почте:
1. Укажите тему письма.
Тема должна быть информативной, нужны детали, которые помогут определить сразу вашу цель запроса.
Например: «Сопроводительное письмо на позицию ведущий экономист» или « Мотивационное письмо на позицию помощник менеджера в компанию «ННН».
2. Проверьте адрес почты.
Адрес почты должен быть деловым, простым, по возможности без цифр.
Необычный адрес почты может создать неверное представление о человеке.
Поменяйте email, типа: krasotka@gmail.com, anechka123@mail.ru на профессиональный email с вашим настоящим именем и фамилией.
3. Имя отправителя.
Проверьте обязательно в настройках почты, как выходит ваше имя отправителя.
4. Обращение.
В деловых письмах приветствие принято писать на отдельной строке и в конце ставить восклицательный знак.
Например:
- Уважаемый HR-менеджер компании «Х»!
- Уважаемый Николай Александрович!
Cлово «уважаемый» входит в состав обращения и не отделяется запятой.
В этом примере после слова «здравствуйте» нужна запятая, так как оно не входит в состав обращения.
В качестве приветствия не принято использовать выражение «доброго времени суток!»
Примеры обращений, если не известно И. О. адресата:
- Уважаемый HR-менеджер компании «Х»!
- Уважаемый отдел персонала компании «Х»!
- Уважаемый сотрудник отдела подбора персонала компании «Х»!
- Уважаемый менеджер по подбору персонала компании «Х»!
- Уважаемые сотрудники отдела подбора персонала компании «Х»!
5. Вступление.
Правила делового письма:
- Обращение, приветствие.
- В первом предложении письма описываем суть вопроса
Примеры фраз сразу после обращения в начале письма:
- Меня очень заинтересовала вакансия … Вашей компании.
- Рад, что имею возможность отправить Вам свое резюме на вакансию ….
- Меня зовут Елена Иванова. Пишу Вам по поводу места на стажировку в ….
- Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию «YYY».
- Я хочу попасть на стажировку в Вашу фирму, так как считаю, что…
- Профессор кафедры «ZZZ» при университете «ZZZ» посоветовал мне обратиться к Вам относительно прохождения моей стажировки на курсе….
6. Формат вложений.
Не забудьте приложить файл с документами. Прикрепите резюме в двух форматах PDF и DOCX и даже можно уточнить почему.
Например: «Во вложении два формата резюме, чтобы Вы смогли выбрать удобный формат для чтения».
7. Название файла.
Называйте свой файл с понятным именем.
Файл «Резюме ведущий экономист Елена Иванова» легко отличить от других безымянных файлов «Резюме», которые приходят от соискателей.
8. Завершение письма.
Примеры вежливых фраз, которые можно использовать в конце сопроводительного письма
- Благодарю Вас за внимание к моему резюме.
- Буду признательна за прочтение моего резюме.
- Спасибо за уделенное время.
- Заранее спасибо за проявленный интерес к моему резюме.
- Мне очень приятно, что Вы откликнулись на моё письмо.
- Я очень рад, что имею возможность отправить Вам свое резюме.
- Спасибо за уделенное внимание к моему резюме.
- Буду рад получить приглашение на собеседование, где я смогу более подробно рассказать о своем профессиональном опыте.
- С надеждой на приглашение на собеседование.
- С искренним уважением.
- Если у Вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
- Я буду очень рад возможности личной встречи.
- Заранее благодарю Вас за внимание к моему резюме.
- С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
- Всего доброго и удачного дня!
- Я была бы очень рада возможности представить себя на собеседовании.
- Если у Вас возникнут вопросы, можете позвонить мне по телефону: +7…. или напишите сообщение по email.
9. Подпись.
- «С уважением,» пишется на одной строке,
- имя и фамилия – на следующей
- Точка в конце не ставится.
- Можно добавить другие каналы связи, например телеграм, вотсап, страницу в соцсети линкедин.
Пример:
С уважением,
Елена Иванова
телефон
ссылка на соцсеть (по желанию)
телеграм/вотсап (по желанию)
почта
Если выполните все 10 пунктов перед тем, как отправите письмо – все это создаст ощущение тщательно продуманного письма. Теперь вы заслужили потратить время hr-менеджера на изучение вашего письма и резюме.
Как напомнить о себе рекрутеру, если так и не получили ответа?
Написание повторного письма тому же рекрутеру – это непростая задача.
Как сделать так, чтобы не показаться назойливым и не навредить себе, сделав еще хуже. Хотя, что может быть хуже того, чем находиться в томительном ожидании ответа. Я за то, что лучше попытаться что-то предпринять, но сделать это правильно. А не так, как в известном крылатом выражении В. С. Черномырдина: «Хотели как лучше, а получилось как всегда».
Пример повторного обращения:
«Здравствуйте, Ирина!
Меня зовут Иван Иванов. Я уже писал Вам на прошлой неделе, но боюсь, что письмо могло потеряться. Извините, если покажусь навязчивым.
Я откликался на вакансию менеджера по управлению данными, которая была размещена 15 мая на сайте hh.ru, и переживаю, что Вы уже остановили отбор кандидатов. Поэтому прошу Вас рассмотреть мое резюме, конечно, если у Вас появится такая возможность. Если ждать еще, то боюсь, что могу не успеть и вакансия закроется.
С благодарностью,
Контакты».
Такое напоминание выглядит вежливым и не назойливым. Соискатель не давит на рекрутера, не принуждает его к изучению письма и резюме, а вежливо просит рассмотреть его на открытую вакансию. Тем самым проявляя свой интерес и мотивацию к работе в их компании.
Примеры формулировок для повторного письма:
«Благодарю Вас за организацию встречи с руководителем.
Наконец-то я попал на собеседование в компанию, в которой всегда мечтал работать. Не получил от Вас обратной связи по итогам прохождения собеседования 12 мая на позицию «ХХХ». Очень переживаю, как все прошло. Возможно, нужно предоставить дополнительную информацию касаемо моего опыта в проектах …. Напишите, пожалуйста, если от меня нужны детали работы над этими проектами.»
«Я понимаю, что это займет у Вас время, и моя просьба может показаться излишней.
Поэтому приношу свои извинения, если мое письмо вызовет у Вас негативные эмоции.»
Понятно, что подбирать соответствующие фразы для написания письма нужно будет под каждого адресата с учетом вашей текущей ситуации.
