ТРЕНИНГ « ЭФФЕКТИВНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО НА ПРЕДПРИЯТИИ»

1 день: «Делопроизводство»

1. Основные законодательные акты Российской Федерации и нормативно-методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления организации

• Система документации. Унифицированная система документации;
• Особенности приведения правовых актов, устанавливающих правила оформления документов, бланков и унифицированных форм организации в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;
• Требования к оформлению документов;
• Типовая инструкция по делопроизводству.

2. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации и на предприятии

Структура, основные задачи, должностные обязанности сотрудников. Нормативы численности службы ДОУ; Особенности взаимодействия службы ДОУ с должностными лицами и иными структурными подразделениями.

3. Организация эффективного документооборота. Составление и оформление документов

Виды бланков; Оформление реквизитов в процессе подготовки документа, обеспечивающих юридическую силу документа; понятие копии и подлинника, виды копий, порядок удостоверения и оформления копий;

Виды документов и особенности их оформления. Регламенты, положения и инструкции. Протоколы. Служебные письма. Внутренние оперативно-информационные документы (служебные записки, докладные записки, справки и др.).

• Организационные документы (устав, положение, правила, регламенты, инструкции)
• Организационно-распорядительные документы (Приказы, распоряжения, указания)
• информационно-справочные документы (акты, справки, объяснительные и докладные записки, письма, телеграммы и др.)

4. Понятие и характеристика документооборота

Подготовка проекта документа. Текст документа. Общие требования. Согласование документа. Подписание документа. Утверждение документа. Удостоверение печатью. Обработка входящих и исходящих документов. Прием, доставка, отправка документов.

• Этапы обработки внутренних документов.
• Прохождение документов внутри организации.
• Цели, задачи и формы регистрации документов.
• Учет объема документооборота; организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов; контроль за сроками исполнения,
• технология ведения контроля;
• особенности работы с финансовыми документами.
• Нормы времени на работы по созданию и обработке документации;
• Архивы предприятий. Систематизация документов;
• Нормативно-методическая база, регламентирующая хранение документов;
• Основные правила работы архивов;
• Ответственность за состояние документального и архивного фонда;
• Правовые и организационно методические вопросы работы архива предприятия;
• Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников архива;
• Требования к помещению и оборудованию архива;
• Режим хранения. Режим доступа в архив;
• Требования к размещению, классификации и учету документов в архиве;
• Порядок выдачи дел сотрудникам, в сторонние организации, правоохранительные и судебные органы;
• Внеофисное хранение документов. 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 года, регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, раскрывающий взаимоотношения государства и архивов предприятий, их права и обязанности;
• Основные правила работы архивов организаций;
• Практика использования ведомственных нормативных правовых актов при организации работы с документами и архива предприятия;
• Ответственность за несоблюдение действующего законодательства.
• Номенклатуры дел: виды, работа с номенклатурой;
• Правила формирования и ведения дел. Порядок выдачи и изъятия документов и дел в текущем делопроизводстве;
• Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу;
• Экспертиза ценности документов. Положение об экспертной комиссии;
• Оформление результатов экспертизы. Сдача дел в архив.

5. Работа исполнителей с документами и организация контроля за исполнением документов

2 день: «Электронный документооборот»

1. СЭД или ECM? Нужна ли Вам ECM-система. Преимущества ЭД. Управление ЕСМ. Поиск в ЕСМ. Способы работы с ECM-системой. Размещение ECM и других систем на серверах. Функционал и классификация СЭД и ECM-систем. Бизнес-процесс в ECM-системе. Схема согласования договора до оптимизации бизнес-процессов и после.
2. Создание правильного регламента: кому он нужен, основная цель, иерархия бизнес-процессов, принципы регламента.
3. Электронная подпись: из чего состоит ЭП и как подписывается электронный документ, область применения электронной подписи, срок действия сертификата ЭП,
4. Электронный документ: юридическая сила электронного документа, способы и сроки хранения электронных документов
5. Кадровое делопроизводство. Состав кадровой документации. Автоматизация кадрового делопроизводства: пути и варианты
6. Документооборот в маркетинге и продажах
7. Классическое делопроизводство. 

Методы проведения:

• Мини-лекции тренера
• Индивидуальные упражнения участников
• Групповые упражнения участников
• Групповые дискуссии
• Тестирование

Ведущий:

Коган Петр Маркович

Руководитель направления «Стратегическое планирование».

Руководитель проектов по оптимизации процессов управления компанией, планирования производства, планирования и организации ремонтов оборудования, логистики, управленческого учета в компаниях различных отраслей экономики.

Руководитель проектов прединвестиционного проектирования в металлургии и сельском хозяйстве.

Практический опыт применения концепции «Бережливого производства» и «ТОС» в компаниях различных отраслей экономики – 11 лет.

Автор бизнес-симуляции «Введение в Бережливое производство».